A equipe da comunidade global usa os sites do WordCamp.org para orçar, acompanhar e registrar as despesas de eventos relacionados à comunidade WordPress. Esta página contém informações sobre como isso funciona.
Entidade e equipe financeira
A equipe da comunidade global do WordPress utiliza a subsidiária da Fundação WordPress, a WordPress Community Support PBC. Um grupo de administradores financeiros voluntários revisam e processam solicitações de pagamento e reembolso.
Faturas e receitas de patrocinadores
À medida que a equipe de voluntários recruta patrocinadores locais, eles inserem o endereço e as informações de contato dos patrocinadores na ferramenta de Patrocinadores e, em seguida, solicitam que a WPCSWordPress Community Support A WordPress Community Support PBC, ou simplesmente WPCS, é uma corporação de benefício público criada especificamente para fornecer suporte financeiro e jurídico aos WordCamps, grupos de WordPress Meetups e quaisquer outros eventos “oficiais” organizados no dentro do programa WordPress Community Events (Eventos da Comunidade WordPress). emita a fatura para o patrocinador. Quando um voluntário clica no botão “enviar” em uma solicitação de fatura de patrocinador, a solicitação é enviada para uma fila de administração da rede. Um membro da equipe comunitária revisa e aprova a solicitação, que então envia as informações da fatura para o QuickBooks Online. Uma fatura é enviada por e-mail ao patrocinador via QuickBooks Online, e uma cópia em PDF dessa fatura também é enviada ao voluntário que solicitou a emissão da fatura para o patrocinador.
Um administrador financeiro revisa todas as contas de receita diariamente e atribui a receita às faturas de patrocinadores no QuickBooks Online. Assim que uma fatura é marcada como Paga no QuickBooks, o status da listagem da fatura do patrocinador no site do WordCamp também é alterado para Pago, e o voluntário que solicitou a fatura recebe um e-mail, notificando-o da alteração de status. As informações de contato do patrocinador são armazenadas indefinidamente no QuickBooks, para fins fiscais e de auditoria, bem como no site do WordCamp.
Solicitações de pagamento e reembolsos
Quando um voluntário precisa solicitar o pagamento de um fornecedor ou o reembolso de uma despesa aprovada relacionada ao WordCamp, ele pode preencher uma solicitação de pagamento ou uma solicitação de reembolso. Todos os dados financeiros e pessoais são criptografados. Os dados financeiros e pessoais são visíveis apenas para o voluntário que solicita os fundos e para os administradores financeiros que revisam e processam o pagamento ou reembolso. Após uma solicitação de financiamento ser marcada como “Paga”, os dados financeiros e pessoais incluídos na solicitação são excluídos.
Se você tiver dúvidas sobre o tratamento ou a retenção de dados pessoais ou financeiros no WordCamp.org, envie-nos um e-mail e teremos prazer em respondê-las.