O WordPress Community Support, PBC foi criado para administrar os fundos dos WordCamps e isentar os organizadores de responsabilidades legais e financeiras. Quando um WordCamp opta por administrar os fundos localmente, geralmente é graças a leis locais que dificultam transferências internacionais, seja por motivos fiscais ou regulamentações bancárias. Além disso, fornecedores podem não aceitar transferências internacionais e patrocinadores podem ter dificuldades para enviar fundos para o exterior.
A decisão de administrar os fundos do WordCamp localmente deve ser o último recurso, pois impõe responsabilidade à parte que administra os fundos do WordCamp.
Uma observação muito importante para os WordCamps que administram os fundos localmente: para que uma inscrição seja considerada em uma localidadeLocalidade Uma localidade (em oposição a “local”) é a combinação de um idioma e um dialeto regional. Os locais geralmente se referem a países. Por exemplo, Português (Portugal) e Português (Brasileiro). A localidade padrão do WordPress é o inglês (EUA). Para definir uma localidade, usamos um código de idioma + um código de país ou o código ISO 639-3 de um idioma. onde o WordCamp do ano anterior administrou os fundos localmente, o WordCamp anterior deve ter enviado um Relatório de Transparência completo, e esse relatório deve ter sido revisado e aceito pela Central.
Para que um WordCamp sucessor seja considerado na mesma localidade, o WordCamp anterior que administrou fundos localmente precisa ser devidamente marcado como encerrado.
Qual o processo para eventos que utilizam fundos locais?
As etapas de planejamento para eventos que utilizam fundos através do WPCSWordPress Community Support A WordPress Community Support PBC, ou simplesmente WPCS, é uma corporação de benefício público criada especificamente para fornecer suporte financeiro e jurídico aos WordCamps, grupos de WordPress Meetups e quaisquer outros eventos “oficiais” organizados no dentro do programa WordPress Community Events (Eventos da Comunidade WordPress). ou que utilizam fundos externos ao WPCS “localmente” são as mesmas durante todo o processo de revisão do orçamento. Esses primeiros passos estão listadas abaixo:
- Definir a equipe organizadora
- Encontrar um local e uma data
- Criar um orçamento preliminar (veja a seção Requisitos de Seguro abaixo; pode ser necessário adicioná-lo ao orçamento)
- Enviar seu orçamento preliminar para a WordCamp Central para revisão, fazendo uma solicitação através do painel
Requisitos de seguro
Mesmo que o WPCS não esteja gerenciando o dinheiro do evento, ele ainda deve assinar o contrato com o local. Dessa forma, a proteção de responsabilidade civil oferecida pelas apólices de seguro do WPCS se estende ao WordCamp. A maioria dos locais exige certos níveis de cobertura de seguro, então é importante perguntar sobre isso durante as negociações com o local.
Criando contratos de patrocínio
A maioria dos patrocinadores não precisa de um contrato de patrocínio, mas há alguns casos em que ele é necessário:
- Se o pacote de patrocínio for superior a US$ 10.000
- Se for uma exigência legal do país do patrocinador (como no caso da SiteGround)
Independentemente de o WordCamp estar gerenciando os fundos por meio do WPCS ou localmente, é possível utilizar a ferramenta de acordo de patrocínio no painel do WordCamp.
Criando faturas de patrocínio
Como a maioria dos fundos de patrocínio será recebida diretamente pela equipe organizadora em uma conta de sua escolha, a criação de faturas funcionará de forma diferente daquela utilizada pelos WordCamps que processam fundos através da WPCS. Mas não se preocupe, o processo ainda é bastante simples
Os organizadores podem utilizar este modelo para criar faturas e enviá-las por e-mail aos seus patrocinadores locais. Ocasionalmente, alguns patrocinadores podem optar por efetuar pagamentos diretamente à WPCS pelos canais normais. Nesse caso, os organizadores podem usar a ferramenta de criação de faturas diretamente no painel de controle. Assim que a fatura de patrocínio for paga, a WPCS incluirá esses fundos na Bolsa da Comunidade Global.
Ressaltamos que cópias de todas as faturas de patrocínio enviadas localmente devem ser armazenadas na pasta do Google Drive criada para o WordCamp.
Recebendo uma Financiamento da Comunidade Global para começar
O Financiamento da Comunidade Global é um subsídio da WordCamp Central para ajudar a preencher a lacuna entre o que pode ser arrecadado localmente por meio de patrocínios locais e micropatrocínios, e o valor necessário para financiar o WordCamp. O valor da financiamento é determinado durante o processo de revisão do orçamento. Assim que um WordCamp estiver pronto para prosseguir com os depósitos para o evento, os organizadores devem enviar uma solicitação de pagamento aos fornecedores usando este processo com o valor necessário para pagar fornecedores.
Ao mesmo tempo, você também pode solicitar quaisquer fundos adicionais de patrocínio ou receita de ingressos que possam ter sido pagos diretamente à WPCS. Quando chegar a hora de pagar os fornecedores adicionais, geralmente mais perto da data do evento, um financiamento adicional poderá ser solicitado. Isso permitirá solicitações mais precisas e uma menor probabilidade de terminar o evento com superávit ou déficit.
Pagando fornecedores com fundos locais
Assim como ocorre com as faturas de patrocínio local, cópias de todas as faturas de fornecedores pagas localmente devem ser armazenadas na pasta do Google Drive criada para o WordCamp. Esta é uma etapa muito importante, pois cópias de todas as faturas de patrocínio e de fornecedores precisarão ser enviadas à WordCamp Central após o término do evento.
Quando um WordCamp decide gerenciar os fundos localmente, toda a responsabilidade de efetuar os pagamentos aos fornecedores em tempo hábil recai sobre a equipe organizadora.
Vendendo ingressos localmente
Independentemente de o WordCamp estar recebendo os fundos localmente ou através do WPCS, os ingressos podem ser vendidos e a presença controlada usando o plugin CampTix. Visite a página para entender como configurá-lo para gerenciar venda de ingressos localmente.
Finalizando e enviando um Relatório de Transparência
Antes de encerrar o evento, falta apenas uma. Como mencionado anteriormente, os organizadores devem guardar cópias de todas as faturas de patrocínio, registros de venda de ingressos (de preferência um relatório do gateway de pagamento mostrando todos os recibos e reembolsos) e faturas/recibos de pagamento de fornecedores na pasta do Google Drive do WordCamp. Após a conclusão do evento, os organizadores devem enviar um Relatório de Transparência com um sumário das receitas e despesas totais do WordCamp. Você encontrará um modelo na sua pasta do Google Drive.
O Relatório de Transparência possui três abas separadas.
Primeira aba
A primeira aba é um resumo rápido do Orçamento Operacional do painel do WordCamp. Insira informações e fórmulas apenas nas células destacadas em amarelo. Recomenda-se que, à medida que as faturas de fornecedores forem recebidas e as faturas de patrocínio forem enviadas e pagas, o Orçamento Operacional seja atualizado para refletir os totais finais. Se houver várias faturas para uma mesma categoria, utilize fórmulas para inserir os dados. Na célula apropriada, insira = e, em seguida, os valores de cada fatura, separados pelo sinal de +. O total será exibido ao pressionar ENTER. Inserir os valores do Orçamento Operacional aqui facilitará a comparação desses totais com as faturas e recibos listados posteriormente no relatório.
Faça também uma captura de tela do orçamento aprovado e cole-a nesta mesma aba.
Segunda aba
A segunda aba é a aba Receitas. Selecione uma categoria de receita no menu suspenso da primeira coluna e, em seguida, insira o Pagador, o Valor e um link para a fatura no Google Drive do WordCamp. Para receitas de ingressos, basta listar o valor total e um link para o relatório gerado pelo gateway de pagamento adicionado ao Google Drive do WordCamp. Depois que todas as faturas forem inseridas, um total deverá aparecer na parte inferior. Esse total deve ser comparado ao total inserido na Aba 1, Orçamento Operacional. Se houver alguma diferença, investigue.
Terceira aba
A terceira aba é a aba Despesas. Semelhante à aba Receitas, selecione uma categoria de despesa na lista suspensa da primeira coluna e, em seguida, adicione o nome do beneficiário, o valor e um link para a fatura/recibo do fornecedor. Assim como na aba Receitas, haverá um total calculado na parte inferior desta aba. O total é comparado ao Orçamento de Trabalho e deve ser zero. Caso contrário, identifique as diferenças e adicione a despesa adicional ao Orçamento de Trabalho ou localize a fatura/recibo faltante.
A Central entende que o planejamento e a gestão do evento são tarefas complexas, portanto, não há problema em descansar um pouco antes de concluir esta última etapa. De qualquer forma, o Relatório de Transparência deve ser enviado o mais breve possível e, no máximo, um mês após o término do evento. Se possível, seria ideal também enviar extratos bancários que mostrem a entrada e a saída de fundos correspondentes aos recibos e faturas listados no Relatório de Transparência. Caso tenha utilizado uma conta bancária pessoal para receber fundos de patrocínio e pagar fornecedores, sinta-se à vontade para ocultar as linhas do extrato bancário que não estejam relacionadas ao WordCamp antes de enviar.
Entenda o que acontece se um Relatório de Transparência não for enviado.